I alumnstafetten läser du om livet efter att du vandrat ut genom högskolans portar. Alumner turas om att dela med sig om arbetslivet, gamla minnen eller bara några tankar för dagen.

Hej, jag heter Benjamin Harf (fd Packalén) och skriver nu inlägg nr 2 av min serie på tre blogginlägg i alumnstafetten här på inside.arcada.fi.

För ca fyra år sedan läste jag en bok som fick mig intresserad av lära mig mera om hur jag organiserar mitt arbete och vad jag egentligen sätter min tid på. Det var frågan om “Getting Things Done” den så kallade GTD-metoden. Genom att själv identifiera hur jag jobbar och vad jag sätter min tid på kom jag fram till vilka delar av metoden jag skulle ta i bruk. I och med att jag länge jobbat för ett pappersfritt kontor gällde det för mig att välja ett digitalt verktyg för att organisera mitt arbete och mitt liv. Valet föll i början på Things men övergick senare till Apples Reminders.

Jag identifierade ganska snabbt att en fiende för min produktivitet var e-posten. Den avbröt mig ofta och flyttade min koncentration från en sak till en annan. I och med att e-posten även är missbrukad (reklam, späm, onödiga CC mm.) lät jag lågt prioriterade ärenden störa min koncentration på ärenden med hög prioritet. Mitt arbete går ut på att delta i många arbetsmöten, personliga möten, utvecklingsarbeten mm. En gång då jag efter en produktiv dag öppnade e-posten och där väntade 83 stycken olästa e-post på mig beslöt jag att det får vara nog.

Nu har jag över två år aktivt jobbat med att själv vara herre över min “to-do”. I min organisation med 16 medarbetare har vi slopat e-post för intern kommunikation. Istället använder vi chatverktyg och samarbetar kring delade objekt via molntjänster. Den interna kunskapsspridningen sköts via vår slutna Facebook-grupp. Jag har för mig själv satt upp regler vad som får avbryta mig i mitt arbete. Som exempel har den interna chatten hög prioritet medan jag stängt av alla notiser om nya e-post och kollar dem max två gånger per dag. Mängden e-post har minskat markant och sköts undan ganska snabbt.

I dag är jag mera produktiv i mitt arbete och kan själv bättre påverka planeringen av min tid. Som ett positivt fenomen märkte jag nyligen då jag kom hem från en två veckors semester att jag inte hade två veckors “ogjort arbete” att ta igen.

Min point är att det lönar sig att fundera vad man sätter sin tid på, hur man organiserar den, med vilka prioriteringar och vad det leder till för resultat, på vilken tid. Det kan kännas som en självklarhet men är det så? Vi kan väl konstatera att alla styr långt och mycket över sin egen arbetstid och kan med relativt enkla metoder öka sin produktivitet, samtidigt som man minskar arbetsbördan.

/Benjamin